Eine Betriebsprüfung, auch Außenprüfung genannt, ist eine tiefgründige vollumfängliche Überprüfung aller geschäftlichen Vorgänge bis auf die Ebene der Kontoauszüge, Rechnungen, Quittungen, Inventur, Entnahmen und Einlagen für einen bestimmten Zeitraum, meist drei Jahre.

Eine Betriebsprüfung verfolgt zwei Ziele, die eng mit einander verbunden sind.

1. Primär geht es um das Ziel, die Korrektheit der Steuer- und Abgabenzahlungen zu überprüfen.
2. Sekundär wird das dadurch erreicht, dass die Einhaltung sämtlicher relevanter Gesetze und Vorschriften überprüft wird. 

Praktisch läuft das so ab, das eine Dame oder ein Herr (Beamte) in das Unternehmen kommen und sich die Unterlagen des Unternehmens zeigen lassen: Verträge, Rechnungen, Kontoauszüge, Schriftwechsel. Prüfungen werden  vom Finanzamt (wegen Steuern) sowie von der Deutschen Rentenversicherung (wegen Sozialversicherungsbeiträgen). Prüfungen führen darüber hinaus auch die gesetzliche Unfallversicherung (Berufsgenossenschaft), die Künstlersozialkasse (wegen Beiträgen für freiberuflich beschäftigte Künstler, Grafiker, Autoren, Musiker, Sänger oder Artisten), das Jugendamt (wegen der Berechnung des Kindesunterhaltes) oder die Staatsanwaltschaft (bei Strafverfahren) durch.

Dabei gibt es vier gute und eine schlechte Nachricht.
Die schlechte zuerst:

• Ein Prüfer muss immer etwas finden, sonst ist er ein schlechter Prüfer. Das liegt daran, dass es jeder menschlichen Vernunft widerspricht, das die Unternehmer alles richtig machen. Menschen sind nicht perfekt, sondern machen Fehler. Daher ist es höchst unwahrscheinlich, dass es keine Fehler geben soll. Im Regelfall wird also solange geprüft, bis etwas gefunden wurde. Erst dann gibt der Prüfer Ruhe. Man sollte sich also immer auf eine Nachzahlung gedanklich einrichten und dafür auch vorab finanzielle Rücklagen bilden. Nach unserer Erfahrung gibt es nur bei 1-3% aller Prüfungen keine Nachzahlung.

Nun die vier guten Nachrichten:

• Das deutsche Steuer- und Abgabenrecht ist derart komplex, dass niemand behaupten kann, alles zu wissen. Weder Steuerberater und Wirtschaftsprüfer noch Professoren mit mehreren Doktortiteln können das guten Gewissens erklären. Daher geht es nicht darum alles richtig zu machen, sondern nur die wesentlichen Vorschriften und Normen einzuhalten. Welche? Das sollte Dein Steuerberater wissen.
• Prüfer sind auch nur Menschen. Sie wissen auch nicht alles. Gerade knifflige und vertrackte Dingen sind ihnen oft nicht geläufig. Daher konzentrieren sie sich meist auf einfache überschaubare Sachverhalte, die leicht zu beweisen sind. Jeder Prüfer hat sein Steckenpferd das er intensiv beackert und Themen, die er vernachlässigt. 
• Steuerlich wird nicht jeder Betrieb geprüft. Insbesondere kleinere Unternehmen haben oft niemals im Leben eine Prüfung. Mit ein bisschen Glück kann man sich also "durchschummeln" wie früher in der Schule bei den Hausaufgaben.
• Die Deutsche Rentenversicherung prüft wegen der Sozialversicherungsbeiträge zwar jeden Betrieb, dafür haben die Prüferinnen aber weniger Zeit je Betrieb.  Wenn man die Lohnabrechnungen also gut geführt hat (d.h. ordentlich sortiert, alle Belege und Verträge beisammen), ist die Prüfung oft schon nach wenigen Stunden zu Ende.

Aber Achtung: Folgende Sachverhalte lösen meist eine Prüfung aus:

• hohe Gewinnschwankungen (einmal Verluste, im Folgejahr hohe Gewinne)
• Eigentümerwechsel
• Auslandsgeschäfte
• umfangreiche Bargeldgeschäfte (--> Gastronomie)
• steuer- und abgabenfreie Zulagen und Lohnbestandteile

Folgende Themen werden durch Prüfer gerne beackert:

• Dienstfahrzeuge auch zur privaten Nutzung
• Reisekosten, Geschenke und Bewirtungsaufwendungen
• unterschiedliche Steuersätze (7 oder 19% USt)
• steuerfreie Erlöse 
• vermeintliche oder tatsächliche Zuwendungen aus Firmen zu Gunsten von Ehepartnern, Geliebten, Verwandten oder Freunden
• private unversteuerte Zuwendungen an die Gesellschafter, Inhaber oder Geschäftsführer
• Kauf oder Verkauf von Grundstücken

Wir raten grundsätzlich bei Prüfungen einen Steuerberater oder Rechtsanwalt hinzuzuziehen, da der Unternehmer meist emotional mit seiner Firma verstrickt ist und daher oft taktische Fehler im Rahmen der Prüfung begeht.

Wichtigster Hinweis: Nur die Fragen beantworten, die gestellt wurden und niemals einfach so etwas erzählen. Es ist wie im Kriminalfilm: Alles was Du sagst, kann und wird gegen Dich verwendet werden!!!